인천광역시교육청 중요 기록물디지털화

조례안 심사보고서

2021. 5. 13.(목)

교육위원회

1. 심사경과

가. 제안일자 : 2021. 4. 29.

나. 제 안 자 : 정창규 의원 외 8인 발의

다. 회부일자 : 2021. 4. 29.

라. 상정일자 : 제270회(임시회) 제1차 교육위원회(2021. 5. 13. 상정·의결)

○ 제안설명 : 정창규 의원

○ 검토보고 : 김옥제 교육수석전문위원

○ 심사결과 : 원안가결

2. 제안설명 요지

가. 제안이유

○ 인천광역시교육청 및 소속 기관에서 생산하거나 접수한 보존 가치가 높은 기록물을 안전하고 체계적으로 영구보존 및 활용하기 위하여 중요 기록물에 대한 디지털화를 도모하고자 함.

나. 주요골자

○ 조례의 목적·정의 규정(안 제1조~제2조)

○ 중요 기록물의 디지털화와 관련한 교육감의 책무 규정(안 제3조)

○ 디지털화 대상 규정(안 제4조)

○ 중요 기록물 목록화 등에 대하여 규정(안 제7조)

3. 전문위원 검토보고 요지

○「인천광역시교육청 중요 기록물 디지털화 조례안」은 인천광역시교육청 및 소속 기관에서 전자적으로 생산되지 아니한 기록물의 디지털화에 필요한 사항을 규정함으로써 보존 가치가 있는 기록물을 안전하고 체계적으로 보존·활용을 하고자 하는 것으로 정창규 의원이 대표 발의하여 2021년 4월 29일 우리위원회로 회부됨.

○ 본 조례안은 교육감의 책무, 대상기록물의 이관·수집, 디지털화 기록물의 보존 및 활용 등 10개의 조문으로 구성되어 있음.

- 주요내용으로 안 제3조는 기록물 디지털화를 위한 사항을 마련하고 보존 가치가 있는 기록물을 안전하고 체계적으로 보존ㆍ활용하도록 규정하고 있고,

- 안 제4조는 디지털화 대상이 되는 기록물의 판단기준을 구체적으로 정하고 있음.

- 안 제5조에서 제8조는 디지털화 대상 기록물의 관리기관 이관 원칙, 디지털화를 위한 기록물관리기관의 능동적인 기록물 수집 및 디지털화 결과물에 대한 관리, 보존·활용방안을 규정하고 있음.

○ 종합검토의견

- 기록물의 보존과 활용에 대한 교육수요자의 요구와 관심이 점차 확대되고 있는 현 시점에서 본 조례의 제정은 인천광역시교육청의 중요 기록물 디지털화 사업 추진을 위한 제도적 기틀을 마련하여, 보존 가치가 높은 기록물을 안전하고 체계적으로 관리함은 물론 효율적인 활용을 위한 기초가 될 것으로 기대됨.

- 다만, 2007년부터 교육청 자체적으로 중요 일반기록물 DB화 사업을 진행 중인 점을 고려할 때 사업내용이 중복되지 않고 효율적으로 진행될 수 있도록 세심하게 노력할 필요가 있으며,

※ 교육청 자체 중요 일반기록물 DB화 사업 진행 현황

구분	연도	추진방법	대상
1차~3차	2007년~2009년	본청 일괄 추진	일반문서
4차	2010년		학교생활기록부, 졸업대장, 일반문서 (학생이동부, 제적부) ※ 2019년도 학교생활기록부, 졸업대장 디지털화 완료
5차	2012년
6차	2013년	교육(지원)청 개별 추진
7차~11차	2017년~2021년	본청 일괄 추진

- 시청각기록물, 행정박물 및 각종 중요 일반문서 등 디지털화 대상 기록물의 정확한 현황 조사, 연차별 디지털화 대상 기록물의 선정 등 체계적인 사업 추진을 위한 면밀한 사전작업이 선행될 필요가 있을 것으로 사료됨.

4. 질의 및 답변요지

(질문) (김진규 의원) 보고 받은 바에 따르면 학생생활기록부 등 일부                기록물은 이미 디지털화 작업이 완료되거나 진행                중인 것으로 알고 있는데, 자체 추진 중인 중요                기록물 디지털화는 어느 정도까지 진행된 상황                인지?

(답변) (고동환 교육행정국장) 2007년도부터 일반문서(문서류, 학적서류                       등)를 대상으로 디지털화를 진행하고                        있으며, 조례 확정 후 시청각기록물과                        행정박물 등으로 대상을 확대하여 추진                       예정

(질문) (김종인 의원) 조례안이 확정되면 디지털화 대상 중요기록물의               사업범위와 기간은 어느 정도로 예상하고 있는지?               디지털화의 편의성 이면에는 개인정보 유출 사전               차단이 필요할 것으로 보임.

(답변) (고동환 교육행정국장) 2년 정도 시범운영 이후 전 기관으로                         확대하여 사업을 추진할 예정임. 대책                        마련을 통해 개인정보 유출을 막도록                        노력하겠음.

5. 토론요지 : 「없음」

가. 찬성(임지훈, 서정호, 정창규, 김강래, 김종인, 김진규, 이오상)

나. 반대(없음)

6. 심사결과

○ 원안가결(재석의원: 7명, 찬성: 7명)

7. 기타

○ 없음

붙임 인천광역시교육청 중요 기록물 디지털화 조례안 1부.  끝.

[붙임]

인천광역시교육청 중요 기록물 디지털화 조례안

제1조(목적) 이 조례는 중요 기록물의 멸실ㆍ훼손을 예방하고 효율적으로 활용하기 위하여 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물의 디지털화에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 조례에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다

1. “기록물”이란 인천광역시교육청과 소속 기관이 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.

2. “중요 기록물” 이란 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 “법”이라 한다) 시행령 제26조제1항에 따른 별표 1의 보존기간이 30년 이상인 기록물과 보존 가치가 높은 기록물을 말한다.

3. “디지털화”란 스캐닝 또는 인코딩 장비 등을 이용하여 전자적으로 생산되지 아니한 기록물을 디지털 형태로 변환하는 것을 말한다.

4. “기록물관리기관”이란 법 제3조제4호에 따른 기관을 말한다.

제3조(교육감의 책무) 인천광역시교육감(이하 “교육감”이라 한다)은 충실한 기록물 디지털화를 위하여 필요한 사항을 마련하여야 하며, 보존 가치가 있는 기록물을 안전하고 체계적으로 보존ㆍ활용할 수 있도록 노력하여야 한다.

제4조(디지털화 대상) ① 디지털화 대상은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 기록물 중 인천광역시교육청기록물평가심의회에서 보존 가치를 최종 판단하여 정한다.

1. 보존기간이 30년 이상인 기록물

2. 학문적 연구ㆍ조사, 행정행위의 책임규명, 법적 증거 등 활용도가 큰 기록물

3. 주요 정책ㆍ사업ㆍ행사 또는 시민의 관심이 컸던 사건ㆍ사고ㆍ인물 등과 관련한 기록물

4. 교육감 및 교육장 등 주요 직위자의 업무관련 활동 기록물

5. 그 밖에 보존 가치가 있어 디지털화가 필요한 기록물

② 제1항에 따른 기록물 중 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물

제5조(대상 기록물의 이관) 디지털화 대상 기록물은 기록물관리기관으로 이관을 원칙으로 하되 필요한 경우에는 방법을 달리 정할 수 있다.

제6조(대상 기록물의 수집) 기록물관리기관의 장은 기록물의 디지털화를 위하여 보존 가치가 높다고 판단되는 기록물을 수집할 수 있다.

제7조(디지털화 기록물 관리의 원칙) 디지털화 기록물은 진본성, 무결성, 신뢰성 및 이용가능성이 보장될 수 있도록 관리되어야 한다.

제8조(디지털화 기록물의 보존 및 활용) ① 기록물관리기관의 장은 디지털화 기록물을 적합한 환경 및 장비를 갖추어 보존하도록 노력해야 한다.

② 기록물관리기관의 장은 디지털화 기록물의 보존ㆍ활용을 위한 시스템을 구축ㆍ운영할 수 있다.

제9조(시행계획의 수립ㆍ시행 등) ① 교육감은 관련 법령에 따라 이관ㆍ수집한 중요 기록물의 디지털화에 관한 시행계획(이하 “시행계획”이라 한다)을 별도로 수립ㆍ시행할 수 있다.

② 제1항의 시행계획을 수립하는 경우 다음 각 호의 사항이 포함되어야 한다.

1. 대상 기록물의 현황 및 디지털화 방안

2. 개인정보 등을 포함한 기록물의 보안ㆍ보호 조치

3. 기록물의 목록 작성 및 디지털화에 필요한 비용 추계 등

4. 디지털화 결과물의 신뢰성 확보 방안

5. 그 밖에 중요 기록물의 목록 작성 및 디지털화를 위하여 필요한 사항

제10조(시행규칙) 중요 기록물의 디지털화 세부기준, 보존가치 평가기준, 이관 및 수집의 절차 등에 관하여 필요한 사항은 교육규칙으로 정한다.

부      칙

이 조례는 공포한 날부터 시행한다.